Le déménagement des locaux d’une entreprise n’est pas une tâche facile en raison de toute l’organisation nécessaire ainsi que les préparatifs à effectuer. C’est d’ailleurs pourquoi la plupart des entrepreneurs font appel à des professionnels pour garantir la réussite du déménagement. Vous pourrez également ainsi éviter que le changement de local nuise à l’image de votre société.
Les premières étapes du déménagement
Pour
déménager en toute sécurité, la première chose à faire est de définir vos besoins pour le nouvel emplacement. N’hésitez pas à réaliser un audit préalable afin de trouver des locaux adaptés à vos besoins (surface, accessibilité, localisation…). Il faudra par la suite déposer un préavis, si vous êtes locataire. Cela vous évitera de payer des surcoûts le cas échéant. Pour négocier les tarifs d’intervention des
déménageurs professionnels, faites jouer la concurrence en demandant plusieurs devis auprès de 3 ou 4 entreprises.
Les étapes pour commencer le déménagement
Une fois que les préparatifs sont réglés, il est temps d’informer votre personnel sur le déménagement. Communiquez-leur tous les détails de la démarche pour éviter toute frustration ou fausse rumeur.
Maintenant, vous pouvez procéder aux travaux préalables à réaliser dans les nouveaux bureaux : ajustements, installations câblages, cloisons, etc. Ces travaux devront être effectués quelques semaines avant de
transporter les effets de l’entreprise pour ne pas déranger les salariés (odeur de peinture, poussière…).
En ce qui concerne les démarches administratives, il faut procéder, dès la connaissance du projet de déménagement, au changement d’adresse. Cette étape peut-être fastidieuse alors faites-la au moins 1 mois avant le transfert. Pensez également aux autres éléments comme : le courrier, l’abonnement, les caisses de prélèvement, etc.
Afin de vous faciliter davantage la tâche, n’hésitez pas à mettre en place un comité d’aide qui centralisera toutes les demandes formulées par vos employés. En effet, certains salariés peuvent ne pas être en accord avec votre décision, ce qui peut créer frustration, voire même tension.
Pourquoi engager un professionnel et comment trouver le bon prestataire ?
Avoir recours aux services de déménageurs professionnels vous éviter d’assurer le suivi et l’organisation du déménagement. Si vous souhaitez tout de même garder le contrôle sur la situation, vous n’aurez besoin d’un déménageur que pour assurer le transport, le chargement et l’emballage de vos mobiliers.
Pour dénicher les
professionnels du déménagement à même de répondre à vos besoins tout en assurant un travail de qualité, il faudra penser à tenir compte de différents critères :
Notoriété et expérience Références et assurances Certifications et label (si possible) Proximité géographique Réactivité et disponibilité
Par ailleurs, afin de comparer les prix et services proposés par le déménageur, pensez à demander un devis détaillé auprès de 3 ou 4 prestataires. Il vous sera ainsi plus facile de trouver l’offre qui propose le meilleur rapport qualité de service/prix.